Data Check ist ein etabliertes und sich ständig weiterentwickelndes Unternehmen; daher benötigt es ein Organisationsmodell, um sicherzustellen, dass diese Entwicklung gesteuert und kontrolliert wird, damit kritische Situationen und organisatorische Probleme vermieden werden, die im Zuge des Unternehmenswachstums entstehen oder zutage treten können.

Das Organisationsmodell bildet den grundlegenden Bezugsrahmen für jedes Unternehmen, das mit effektiven und effizienten Prozessen arbeiten und dies auf internationaler Ebene durch die Anwendung der Norm UNI EN ISO 9001:2015 anerkennen lassen möchte.

Das Unternehmen wendet seit Jahren die erforderlichen Verfahren zur Sicherung der Qualität der Entwicklung und der Dienstleistungen für den Kunden an, sodass sich die entsprechende Unternehmenskultur bereits fest etabliert hat.

Die Geschäftsleitung startet dieses Projekt mit dem Ziel, die internen Ressourcen zu optimieren, um die Effizienz und Effektivität der Organisation zu maximieren und die für die nächsten fünf Jahre geplanten Wachstumsziele zu unterstützen.

Die Einführung der Norm ermöglicht es dem Unternehmen DataCheck, die festgelegten und abgestimmten Verfahren abzuschließen, die einen einheitlichen Verwaltungs- und Betriebsstandard gewährleisten, sowie alle Schritte festzulegen, die sicherstellen, dass die Organisation stets mit demselben verfahrenstechnischen Ansatz arbeitet und unternehmerische Sachverhalte angeht; Darüber hinaus bietet sie Dritten die Gewissheit, dass das zertifizierte Unternehmen im Rahmen eines international anerkannten Systems tätig ist.

Dienstleistungen

Entwicklung, Implementierung und Validierung von Softwarelösungen für Hersteller von Arzneimitteln, Kosmetika und Nahrungsergänzungsmitteln in den folgenden Bereichen: Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung, Produktion, regulatorische Überprüfung und Formulierungsentwicklung.

Markt

Der Zielmarkt umfasst Pharma-, Kosmetik- und Nahrungsergänzungsmittelunternehmen sowie alle verwandten und ergänzenden Bereiche, in denen dieselben Vorschriften gelten.

Allgemeine Ziele

Das Wachstum des Unternehmens zielt darauf ab, bestehenden und neuen Kunden stets innovative und den neuesten Trends entsprechende hochwertige Dienstleistungen anzubieten, verbunden mit dem Bestreben, das Geschäftsvolumen und damit auch die wirtschaftlichen, technischen und kaufmännischen Ressourcen des Unternehmens zu steigern.

Personalwesen

Nachdem das Unternehmen die Tätigkeiten der Mitarbeiter analysiert hatte, hat es das Organigramm neu definiert und beschlossen, die Abläufe gemeinsam mit der Organisation zu überarbeiten und neu zu formulieren. Auf diese Weise sollte das Personal in die Festlegung der Rahmenbedingungen für den Aufbau des „Qualitätssystems“ einbezogen werden und gemeinsam mit allen die wesentlichen Schritte der organisatorischen Überarbeitung unter Berücksichtigung sowohl der Normen als auch der in der Unternehmensmission verankerten Effizienzpolitik durchlaufen.

Insbesondere hat sich die Direktion für die folgenden Aktivitäten engagiert:

• Die berufliche Weiterentwicklung und den Kompetenzaufbau aller Mitarbeiter fördern
• Einführung von Berufsprofilen, die für das geplante Wachstum des Unternehmens von Nutzen sind
• Erstellen Sie Kompetenz- und Fähigkeitsprofile für jede Position, um geeignete Schulungspläne für die Mitarbeiter des Unternehmens zu erarbeiten
• Die ordnungsgemäße Überwachung der betrieblichen Aktivitäten sicherstellen
• Den ordnungsgemäßen Einsatz der Ressourcen steuern, deren Kapazitäten optimieren und die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen erfassen
• Ein System zur Steuerung des Personaleinsatzes zu verwalten, um die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter sowie die ordnungsgemäße Durchführung der verschiedenen Tätigkeiten immer besser zu überwachen

Das Unternehmen hat zudem die Position des Leiters des Qualitätsmanagementsystems in das Organigramm aufgenommen, um eine ständige und organisierte Überwachung der strategischen Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung und zur Verwirklichung des Unternehmensleitbilds zu gewährleisten.

Eines der wichtigsten Projekte, auf die sich das Unternehmen konzentrieren möchte, besteht darin, für jeden einzelnen Mitarbeiter ein Berufsprofil und den daraus resultierenden Weiterbildungsplan zu erstellen, um so maßgeblich zur Schaffung eines harmonischen Betriebsklimas, kontinuierlichen Wachstums und umfassender Zufriedenheit beizutragen. Die Weiterbildung zum Erwerb der für die Entwicklung der Unternehmenskultur erforderlichen Kompetenzen wird ein zentrales Thema für die Erreichung aller Ziele sein, die sich das Unternehmen gesetzt hat.

Diese Vorgehensweise wird zu einem der Grundprinzipien, auf denen die Qualitätspolitik basiert, stets unter dem Gesichtspunkt der Kundenzufriedenheit, die den wichtigsten Indikator für die kontinuierliche Verbesserung im Hinblick auf die Kunden darstellt.

Die Unternehmensleitung hat beschlossen, dass den Kunden jährlich ein spezifischer Fragebogen vorgelegt wird, um deren Zufriedenheit in folgenden Bereichen zu messen:

• Mitteilung
• Garantien hinsichtlich Wirksamkeit und Effizienz
• Fähigkeit zum Umgang mit und zur Lösung kritischer Situationen (Problemlösung)
• Kompetenzen der eingesetzten Mitarbeiter

Die mit dieser Methodik erzielten Ergebnisse werden eine der Stärken der Maßnahmen im Rahmen der Managementbewertung darstellen.

Verpflichtung der Geschäftsleitung

In diesem Zusammenhang hat das Unternehmen beschlossen, die „Führungsüberprüfung“ auch als Gelegenheit zur Überprüfung der Unternehmensführungsmethodik zu nutzen, indem eine Reihe von Zielkennzahlen für die als vorrangig identifizierten Prozesse gemessen wird.

Die wichtigsten Ziele, die sich Datacheck gesetzt hat, sind:

• die Verbesserung des Images und des Ansehens auf dem Markt, und somit:
  • Zunahme der Kundenzahl
  • Umsatzsteigerung
  • territoriale Expansion des Unternehmens und Eintritt in neue Marktbereiche
• die Zufriedenheit der Interessengruppen (Gesellschafter, Kunden, Nutzer, Mitarbeiter, Lieferanten) und somit:
  • die Schaffung eines positiven und konstruktiven Arbeitsumfelds
  • die Optimierung des Führungsbegriffs auf jeder Ebene des Organigramms
  • das Erreichen der Wachstumsziele
  • die Festlegung von Fortbildungsplänen innerhalb der Organisationsstruktur zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiter
  • die Analyse und Bewertung der Risiken und Chancen für die einzelnen Unternehmensbereiche und für die einzelnen Prozesse, sofern dies als erforderlich erachtet wird
  • der Abschluss von Partnerschaftsvereinbarungen
  • die Gewährleistung von Geschäftsethik, Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung

Die spezifischen Ziele werden jährlich von der Geschäftsleitung festgelegt und allen Mitarbeitern mitgeteilt.

Die Geschäftsleitung definiert die Geschäftsleitungsüberprüfung selbst als den entscheidenden Moment der Verknüpfung zwischen operativen und strategischen Aktivitäten.

Diese Führungsaufgabe beginnt mit der Analyse der als Zielvorgaben festgelegten Kennzahlen und umfasst die Überprüfung aller betrieblichen Aktivitäten, um die gesamte Unternehmensführung unter Kontrolle zu halten.

Die Geschäftsleitung hat dem Aspekt der Unternehmensführung in ihrer Gesamtheit besondere Aufmerksamkeit gewidmet, um eine widerstandsfähige Organisation zu schaffen, die in der Lage ist, auf Veränderungen zu reagieren und somit den Anforderungen ihrer Kunden stets besser gerecht zu werden.

Tatsächlich hat DataCheck eine Reihe von Zielen für jeden einzelnen Prozess identifiziert und diese objektiv messbar gemacht, wobei gleichzeitig auch die Referenzwerte festgelegt wurden, an denen sich die gesamte Unternehmensstruktur orientieren muss, um diese Ziele zu erreichen und damit das Hauptziel der Organisation – die kontinuierliche Verbesserung – zu verwirklichen.

Qualitätsziele

Im Zusammenhang mit und in Anlehnung an die Aussagen in der Qualitätspolitik von DataCheck hat die Unternehmensleitung die Zielkennzahlen festgelegt, an denen sich die kontinuierliche Verbesserung der angebotenen Dienstleistungen orientieren soll; die Einzelheiten der festgelegten Ziele sind im Formular „Unternehmenskennzahlen“ aufgeführt.